Lernstatt-Startseite: Funktionen

Hier werden sämtliche Funktionen der Lernstatt-Startseite erklärt.

Durch die Schaltfläche „bid“ kann die persönliche Startseite des bid-Servers für den an der Lernstatt-Startseite angemeldeten Benutzer aufgerufen werden. Diese Schaltfläche kann sowohl im privaten Modus als auch in der Klassenraumansicht ausgewählt werden.

Mit einem Klick auf das Vetretungsplan-App-Icon kann die Vertretungsplan-Funktion der Lernstatt-Startseite geöffnet werden. Diese dient der Schulverwaltung dazu, ihren digitalen Vertretungsplan datenschutzfreundlich zu organisieren. Schüler und Lehrer können ihre aktuellen Vertretungen abrufen und diese bequem von Zuhause aus einsehen.

Die Vertretungsplanansicht kann über die entsprechende Schaltfläche auf der persönlichen Startseite im privaten Modus oder in der Klassenraumansicht sowie über das Menü geöffnet werden.

Die Vertretungen werden außerdem auf der persönlichen Startseite im privaten Modus angezeigt. Von dort aus kann durch einen Klick auf die kleine Schaltfläche mit den zwei Pfeilen auch die vollständige Vertretungsplanansicht geöffnet werden.

Es gibt drei verschiedene Ansichten, diese sind abhängig von der Rolle des angemeldeten Benutzers. In jeder Ansicht bekommt der Benutzer alle ihn betreffenden aktuellen Vertretungen angezeigt.

Die Schüleransicht zeigt dem Schüler seine aktuellen Vertretungen in der eigenen Klasse oder Stufe.

Die Lehreransicht zeigt dem Lehrer, in welchen Klassen er vertreten wird und in welchen Klassen er Kollegen vertreten soll.

Hat der Lehrer gleichzeitig die Rolle eines Verwalters inne, dann steht ihm neben der regulären Lehreransicht auch die Verwaltungsansicht inklusive der Verwaltungsoptionen zur Verfügung.

Das Erheben eines Lehrer-Benutzers in den Rang eines Verwalters geschieht mithilfe des Usertools der Lernstatt Paderborn.

Für jede Schule ist im Usertool eine Gruppe mit dem Namen „schulkürzel_vert“ und der Gruppenbezeichnung „Vertretungsplaner“ eingerichtet. Das Wort „schulkürzel“ ist dabei durch das Kürzel der eigenen Schule bei der Lernstatt Paderborn ersetzt. Der Medienbeauftragte der Schule muss nun den entsprechenden Lehrer in diese Gruppe als Vertretungsplaner einpflegen. Danach kann der betreffende Lehrer den Vertretungsplan als Verwalter organisieren.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche „verwalten“ in der Verwaltungsansicht kann der dazu berechtigte Lehrer die Verwaltungsoptionen öffnen.

Es gibt vier primäre Schaltflächen, mit denen der Vertretungsplan verwaltet werden kann.

Der erste Schritt zum Erstellen eines Vertretungsplans besteht in einem Klick auf die Schaltfläche Vertretungen (a) . Dies öffnet die Ansicht zum Hochladen des eigentlichen Vertretungsplans.

Wird hier noch nichts angezeigt - sind bisher also keine Vertretungspläne der eigenen Schule hochgeladen - findet sich hier stattdessen eine Hilfe, welche den Vorgang des Hochladens eines neuen Vertretungsplans beziehungsweise das Löschen eines bereits hochgeladenen Vertretungsplans mithilfe der entsprechenden Schaltflächen erklärt.

Nun kann der eigentliche Vertretungsplan hochgeladen werden. Dazu muss eine vorbereitete, mit Untis erstellte html-Datei verwendet werden. Falls keine untis-kompatible html-Datei verwendet werden soll muss eine Datei mit der Endung .csv selbstständig in das korrekte Format gebracht werden.

Auch ein Upload von mehreren, einander ergänzenden Dateien ist möglich. Alle Dateien, die ohne ein Neuladen der Lernstatt-Startseite nacheinander hochgeladen werden ergänzen den vorhandenen Vertretungsplan. Erst nach einem Neuladen der Lernstatt-Startseite ersetzen hochgeladene Dateien wieder die bisher hochgeladenen Vertretungen.

Im Folgenden findet sich eine Darstellung der Formate, welche für die verschiedenen Listen unterstützt werden. Durch einen Klick auf das jeweilige Format öffnet sich - falls vorhanden - eine Beispieldatei. Diese Beispieldatei muss zuerst mit einem entsprechenden Programm - zum Beispiel mit WinRAR oder 7-Zip - entpackt werden und kann erst danach angesehen und verändert werden.

Zu beachten ist, dass sämtlicher Inhalt bereits korrekt in der Datei stehen muss und er auf der Lernstatt-Startseite lediglich angezeigt und nicht überprüft wird. Dabei muss Folgendes berücksichtigt werden:

- Bei jeder hochzuladenen Datei für den Vertretungsplan zwingend vorausgesetzt sind die Spaltenüberschriften „Lehrer“, „Vertreter“ und „Klasse“. Gültige Variationen davon sind „Lehrerinnen“/„es wird vertreten“ sowie „Vertreterinnen“/„es vertritt“. Diese Spaltenüberschriften stehen in der ersten Zeile der Datei und ermöglichen das korrekte Anzeigen der Vertretungen für die betroffenen Nutzer. Sind sie nicht vorhanden oder falsch befüllt funktioniert diese Anzeige nicht.

- Die sonstigen Spaltenüberschriften, deren Anordnung sowie die Inhalte der einzelnen Zeilen sind beliebig austauschbar, werden allerdings ebenfalls nicht automatisch auf Korrektheit überprüft. Es muss sich also vor dem Hochladen von der inhaltlichen Richtigkeit der Datei überzeugt werden!

- Bei Verwendung einer .csv-Datei müssen sämtliche Einträge in dieser Datei Semikolon-separiert sein, d.h. alle Zellen müssen durch Semikoli voneinander getrennt werden.

- Beim Hochladen einer html-Datei wird - falls in der Datei Tabellenzeilen an einer Stelle mit einer Hintergrundfarbe versehen sind - diese Färbung ebenfalls auf dem Vertretungsplan angezeigt. Dies eignet sich hervorragend zum Hervorheben bestimmter Zeilen.

Sobald die gültige Datei über die Schaltfläche „Vertretungen hochladen“ hochgeladen wurde wird der neue Vertretungsplan angezeigt.

Eine rote Färbung der Klassen und/oder der Lehrerkürzel weist zusammen mit den möglicherweise auftretenden Warnmeldungen darauf hin, dass - zum Beispiel beim erstmaligen Einrichten des Vertretungsplans - noch nicht alle Daten korrekt zugeordnet sind und dass somit noch weitere Schritte bis zur vollen Funktionsfähigkeit des Vertretungsplans unternommen werden müssen. Sind hingegen alle Lehrerkürzel und Klassen grün eingefärbt ist die Einrichtung des Vertretungsplans nun abgeschlossen.

Alternativ zum hier vorgestellten Webinterface der Lernstatt-Startseite kann auch das Transfertool der Lernstatt zum Hochladen der Vertretungsplandateien verwendet werden. Das Transfertool kann durch einen Klick auf die Schaltfläche „Transfertool herunterladen“ heruntergeladen werden.

Nach einem Klick auf die Schaltfläche Lehrer(innen) (b) öffnet sich die Lehrer(innen)ansicht. Es müssen - falls noch nicht geschehen - einmalig die Kürzel aller Lehrer(innen) an der eigenen Schule den entsprechenden LDAP-Accounts der jeweiligen Lehrer(innen) bei der Lernstatt Paderborn zugewiesen werden. Diese Zuordnung ist nötig, damit jede[r] Lehrer(in) die zu ihm/ihr gehörenden Vertretungen korrekt angezeigt bekommt. Die Zuweisung ist - einmal getätigt - relativ langlebig und ändert sich nur in Ausnahmefällen - zum Beispiel wenn ein Lehrer neu an einer Lernstatt-Schule anfängt oder wenn sich sein Nachname etwa durch eine Heirat ändert.

Die Lehrerkürzel sind direkt im Benutzerprofil eines jeden Lehrers bei der Lernstatt Paderborn einstellbar. Dazu muss dort unter Benutzung des Usertools im Feld „Lehrerkürzel“ vom Lehrer selbst oder vom Medienbeauftragten der jeweiligen Schule das entsprechende Kürzel eingetragen werden. Ein Lehrerkürzel darf aus beliebigen Klein- und Großbuchstaben, Umlauten sowie dem Buchstaben „ß“ bestehen. Es muss außerdem schulweit eindeutig sein, jedes Lehrerkürzel darf an einer Schule also nur einmal vergeben werden.

Die Lehrer(innen) Schaltfläche dient dabei nur zur Kontrolle. Wenn Lehrer hier nicht oder ohne eine entsprechende Zuordnung erscheinen muss für den betreffenden Lehrer noch wie oben beschrieben das Kürzel festgelegt werden.

Wenn hingegen der Vertretungsplan unter der Schaltfläche „Vertretungen“ geöffnet wird und dort alle Lehrerkürzel grün dargestellt werden, dann ist dieser Schritt für die im aktuellen Plan eingetragenen Lehrer erfolgreich abgeschlossen.

Nun müssen - falls die entsprechende Meldung erscheint und die Klassen rot eingefärbt sind - noch die Klassenkürzel den entsprechenden LDAP-Gruppen der Klassen bei der Lernstatt Paderborn zugewiesen werden.

Die Schaltfläche Klassen [c] öffnet die Ansicht, in welcher die Klassenkürzel aus dem Vertretungsplan den tatsächlichen LDAP-Gruppen der Klassen bei der Lernstatt Paderborn zugeordnet werden können. Wie auch die Zuordnung der Lehrerkürzel zu den LDAP-Accounts muss diese Zuordnung einmalig getätigt werden und ist danach relativ beständig. Sie ändert sich nur, wenn sich zum Beispiel eine neue Klasse bildet. Diese Zuordnung ermöglicht die korrekte Anzeige der Vertretungen für die betroffenen Schüler.

Im Folgenden finden sich einige Beispiele für die - nach einem Klick auf die Schaltfläche „Klassen aus LDAP generieren“ automatisch erfolgende - Zuordnung von Klassen der Unterstufe zu den entsprechenden LDAP-Gruppen.

Das Wort „schule“ ist hier nur ein Beispiel für die Abkürzung der eigenen Schule beim LDAP-Server.

Für die Oberstufe oder für Sonderfälle wie etwa Differenzierungskurse oder Sprachkurse kann diese Zuordnung etwas komplizierter sein. In der Oberstufe gibt es zum Beispiel keine Klassen mehr und somit existieren dafür auch keine eigenen LDAP-Gruppen. Eine automatische Zuordnung ist deswegen nicht möglich. Stattdessen müssen hier manuell die Kürzel der Kurse einer Jahrgangsstufe der LDAP-Gruppe der gesamten Jahrgangsstufe zugeordnet werden. Auf diese Weise kann es vorkommen, dass eine komplette Jahrgangsstufe eine Vertretung in einem Kurs dieser Jahrgangsstufe angezeigt bekommt.

Im Folgenden stehen einige Beispiele wie eine derartige Zuweisung aussehen kann.

Diese Zuweisung muss in einer anschließend über die Schaltfläche „eine Klassenliste hochladen“ hochzuladenden Datei getroffen werden. Eine modifizierbare Beispieldatei zur Veranschaulichung des Prinzips findet sich hier. Diese Klassenliste kann außerdem - zum Beispiel falls eine fehlerhafte Datei hochgeladen wurde - durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche wieder gelöscht werden.

Wenn die Klassenliste erfolgreich hochgeladen wurde dann wird sie entsprechend angezeigt.

Wenn vorher bereits die Lehrerkürzel festgelegt wurden und sowohl diese als auch die Klassen unter „Vertretungen“ jetzt in grüner Schrift angezeigt werden ist die Einrichtung des Vertretungsplans nun abgeschlossen.

Der Plan unter "Vertretungen" kann nun in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden und ermöglicht somit ein einfaches Bereitstellen der aktuellen Vertretungen der eigenen Schule. Der Vertretungsplanverwalter sieht dabei unten in der Ecke stets das Datum der letzmaligen Aktualisierung des Vertretungsplans. Alle Vertretungspläne, deren letzte Aktualisierung sieben Tage zurückliegt werden vom System automatisiert gelöscht um Verwirrung durch offensichtlich veraltete Pläne zu vermeiden.

Der Button Vertretungsplan für diese Schule (d) erlaubt abschließend, den Vertretungsplan endgültig für die Nutzer der eigenen Schule freizuschalten oder ihn nachträglich wieder zu verstecken.

Die Lernstatt-Startseite zeigt dem eingeloggten Lernstatt-Benutzer sämtliche an sein E-Mail-Konto bei der Lernstatt gesendeten Nachrichten an.

Die Mailansicht kann über die entsprechende Schaltfläche auf der persönlichen Startseite im privaten Modus oder in der Klassenraumansicht geöffnet werden.

Außerdem wird eine Auswahl der aktuellsten Mails im privaten Modus auf der persönlichen Startseite angezeigt. Von dort aus kann durch einen Klick auf die kleine Schaltfläche (a) auch die vollständige Mailansicht aufgerufen werden. Diese erlaubt dabei ausschließlich das Ansehen empfangener Mails. Für das Schreiben neuer Mails muss stattdessen der Zafara-Mailserver aufgerufen werden (b) .

Einen weiteren Weg des Zugriffs auf die Mailansicht bietet das Menü.

Auf der Lernstatt-Startseite kann der angemeldete Lernstatt-Benutzer seinen gesamten bei der Lernstatt eingerichteten Kalender ansehen.

Der Kalender kann über die entsprechende Schaltfläche auf der persönlichen Startseite im privaten Modus oder in der Klassenraumansicht geöffnet werden.

Eine Übersicht mit sämtlichen aktuellen Terminen der nächsten drei Tage findet sich außerdem im privaten Modus auf der persönlichen Startseite. Von dort aus kann durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche der Kalender weiter durchsucht (a) oder der vollständige Kalender angezeigt werden (b) . Die Kalenderansicht erlaubt dabei ausschließlich das Ansehen des Kalenders. Für das Erstellen neuer Kalendereinträge oder das Ansehen detaillierterer Informationen zu den einzelnen Terminen muss der Zafara-Server aufgerufen werden [c] .

Einen weiteren Weg des Zugriffs auf den Kalender bietet das Menü.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Usertool“ wird per VPN eine Verbindung zum zentralen Lernstatt-Server aufgebaut. Hier muss sich der Benutzer mit seinem Lernstatt Benutzernamen und Passwort anmelden und kann dann auf die Funktionalitäten des Tools zur Benutzerverwaltung der Lernstatt Paderborn zugreifen. Diese Schaltfläche kann sowohl im privaten Modus als auch in der Klassenraumansicht auf der persönlichen Startseite ausgewählt werden.